Interview: Courtageabrechnung mit Tobias Rittmann von der WIFO GmbH

Die Wifo erstellt 14-tägig, jeweils zur Monatsmitte und zum Monatswechsel, eine Courtageabrechnung. Gleich nachdem die WIFO die Courtage durch die Gesellschaft für den eingereichten Vertrag erhalten hat, schreibt die WIFO diese ihrem jeweiligen Verbundpartner gut. Die Auszahlung erfolgt wie im Kooperationsvertrag geregelt.

Die Verbundpartner der WIFO erhalten mit nur wenigen Mausklicks eine Übersicht des Bearbeitungsstatus der eingereichten Verträge

Im WIP, unter der Rubrik MeinBüro – Courtagevorschau, erhalten die Verbundpartner folgende Auswahlmöglichkeiten:

• Courtage (zukünftige Courtageauszahlungen die mit dem nächsten Zahlungslauf getätigt werden, werden hier mitgeteilt)
• Neue Verträge mit Status (hier liegen alle bereits policierten Verträge, welche noch nicht vergütet wurden)
• Neue Verträge ohne Status (hier sind alle bereits eingereichten Neuanträge hinterlegt)
• Courtagesätze (für alle Gesellschaften, die mit der WIFO zusammenarbeiten sowie für alle Produkte, die die WIFO Ihren Verbundpartnern zur Auswahl stellt)

Interview mit Tobias Rittmann, der seit über 10 Jahren für die WIFO im Bereich der Courtageabrechnung tätig ist:

Was ist die meistgestellte Frage der Verbundpartner zu Courtageabrechnungen?

Tobias Rittmann: Ein großes Thema sind die Bewertungsgrundlagen für die Courtageberechnung. Gerade im LV-Bereich spielen je nach Produkt und Gesellschaft teilweise sehr viele Faktoren und Begrenzungen mit rein, was es sehr schwer macht, die Übersicht zu behalten. Das Lebensversicherungsreformgesetz (LVRG) hat die Sache dann auch weiter verkompliziert, da dieses noch mehr Unterschiede in Bewertung, Vergütungshöhe und Haftungszeit gebracht hat.

Welche Vorteile hat der Verbundpartner mit der Abrechnung über WIFO?

Der Hauptvorteil ist, dass der Verbundpartner einen zentralen Sammelpunkt für seine Abrechnungen und Fragen hat und sich nicht selbst durch den Dschungel an Regularien und Abrechnungen kämpfen muss. Anstatt von jeder Gesellschaft eine Abrechnung zu erhalten, welche dann jede für sich geprüft werden muss und alle zu einem unterschiedlichen Zeitpunkt beim Verbundpartner eintreffen, erhält er zweimal pro Monat von uns eine Abrechnung, welche alle fälligen Buchungen übersichtlich unterteilt und sortiert enthält.

Auch wenn die Verbundpartner selbst nichts davon mitbekommen, kann oftmals, wenn auch auf Grund der Masse an Buchungen nicht immer, ein Fehler der Gesellschaft (z.B. ungerechtfertigte Stornierungen, zu geringe Vergütung) im Vorfeld von uns abgefangen und im Austausch mit dieser korrigiert werden.

Des Weiteren geben wir den Maklern durch das WIP auch ein sehr gutes Controlling-Tool an die Hand, über welches Sie zum einen ausstehende Courtagen zu Neuverträgen überwachen und zum anderen bereits getätigte Buchungen jederzeit (auch einzelvertraglich) nachvollziehen und kontrollieren können.

Gibt es etwas bei den Courtageabrechnungen zu beachten?

Zu beachten ist, dass die Abrechnungen zweimal pro Monat erstellt werden und diese dann über das WIP zum Download zur Verfügung gestellt werden. Zusätzlich zu den PDF-Dokumenten stellen wir unseren Verbundpartnern auch immer eine CSV-Datei zur Verfügung, welche die Möglichkeit zur automatisierten Verarbeitung in diverse Bestandssysteme bietet. Ein Versand per Post oder E-Mail erfolgt aus Datenschutzgründen nicht.

Sollte mal kein Umsatz in der Abrechnungsperiode vorhanden sein, so wird unsererseits keine „Null-Abrechnung“ erstellt.

Wieso kann es manchmal länger dauern bis abgerechnet wird?

Generell gilt, dass auch wir uns an die Abrechnungszyklen und -regularien der Gesellschaften halten müssen. Courtagen werden an unsere Verbundpartner weitergereichen, wenn wir diese von der jeweiligen Gesellschaft erhalten haben. Beispielsweise gibt es Versicherer, die lediglich einmal pro Monat eine Abrechnung erstellen und uns diese dann auch leider nur mit etwas Verzögerung per Post zur Verfügung stellen. In solchen Fällen kann es dann durchaus mal etwas länger dauern, besonders wenn sich die Auslösung der Courtage mit der Abrechnungserstellung bei der Gesellschaft überschneidet.

Es gilt ebenso zu beachten, dass im LV-Bereich i.d.R. die Courtagen von der Gesellschaft erst nach dem technischen Beginn des Vertrages ausgeschüttet werden. Wird als z.B. im Oktober ein Vertrag mit Beginn 01.12. abgeschlossen, so wird uns, bis auf wenige Ausnahmen, die Courtage erst im Dezember gutgeschrieben. Einige Gesellschaften warten auch bei vereinbartem Lastschriftverfahren den Eingang des Erstbeitrages inkl. Widerspruchsfrist ab, bevor die Courtagezahlung angestoßen wird.

Im KV-Bereich ist die Auszahlung nach Beginn jedoch die Ausnahme, doch auch hier gibt es wenige Gesellschaften, die dies so handhaben.

Wie lange dauert es im Durchschnitt bis ein eingereichter Antrag abgerechnet wird?

Auf Grund der zuvor genannten Besonderheiten ist es leider sehr schwer einen Durchschnittswert zu nennen, da dieser je nach Gesellschaft und Geschäftsbereich variieren kann. Falls der Policierungsvorgang reibungslos verläuft und die Einreichung bei einer Gesellschaft mit wöchentlicher Abrechnung erfolgt, kann zwischen Antragseinreichung und Abrechnung durch die WIFO durchaus mal nur 1-2 Wochen liegen. Im Normalfall sollte man jedoch mit 3-4 Wochen rechnen.